Портал органов местного самоуправления Рубцовского района Алтайского края

Управление записи актов гражданского состояния Алтайского края

Справка о результатах проверки

отдела ЗАГС администрации Рубцовского района Алтайского края по исполнению государственных полномочий по государственной регистрации

актов гражданского состояния

28.08 2013 - 29.08.2013                                                                  г. Рубцовск

Данная проверка проведена в соответствии с общими положениями
Федерального закона от 15 ноября 1997 года №143-ФЗ «Об актах
гражданского состояния», Закона Алтайского края от 11 ноября 2005 года
№99-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными
полномочиями по государственной регистрации актов гражданского
состояния»,         Административного         регламента          предоставления

государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства юстиции РФ от 29 ноября 2011 г. №412, Положения об управлении записи актов гражданского состояния Алтайского края, утвержденного постановлением Администрации Алтайского края от 3 февраля 2006 года, в соответствии с планом работы и приказом управления ЗАГС Алтайского края от 19.08.2013 №37-к.

Проверка осуществлена на предмет определения соответствия организации деятельности отдела ЗАГС требованиям действующих нормативных правовых актов, оценки исполнения основных задач и функций по вопросам обеспечения сохранности и созданию надлежащих условий для хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния главным специалистом управления ЗАГС Алтайского края Е.П.Бротцман в присутствии заведующей отделом ЗАГС Л.Г.Варлахиной за период с 28.09.2010 по 28.08.2013.

Предыдущая проверка проводилась в сентябре 2010 года начальником отдела по обработке и комплектованию документов управления ЗАГС Алтайского края И.Н.Кайдаловой. Предложения реализованы.

С 11.03.2012 по 16.03.2012 деятельность отдела по соблюдению требований действующего законодательства при регистрации актов гражданского состояния проверена управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю. В ходе проверки выявлены отдельные нарушения норм действующего законодательства при

регистрации актов гражданского состояния должностными лицами администраций сельсоветов. Указано на недопущение выявленных нарушений, предписание не выносилось.

Основной функцией отдела является предоставление государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния (рождение, заключение брака, расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемена имени и смерть), в том числе выдача повторных свидетельств (справок), подтверждающих факт государственной регистрации акта гражданского состояния, внесение исправлений и (или) изменений в записи актов гражданского состояния, восстановление и аннулирование записей актов гражданского состояния.

Деятельность отдела курирует управляющий делами Администрации района Мошкина Валентина Ивановна.

Штатная численность отдела 3 единицы. Должность заведующего отделом замещает Варлахина Любовь Геннадьевна, образование высшее, стаж работы в должности 16 лет. Последнее повышение квалификации пройдено в 2011 году в Московской государственной академии коммунального хозяйства и строительства по теме: «Работа органов ЗАГС в современных условиях».

Должность главного специалиста замещает Юрченко Наталья Сергеевна, образование высшее, стаж работы в должности 9 лет.

Должность ведущего специалиста с 15.03.2013г. замещает Золотарева Алла Сергеевна, образование высшее.

Отдел ЗАГС расположен в здании администрации, общая площадь занимаемого помещения 18 кв.м. Регистрации браков в торжественной обстановке проводятся в зале заседаний администрации района. Распорядок работы отдела соответствует режиму работы администрации. Дополнительным распоряжением от 10.03.2009 №36-р утверждены дни приёма граждан, в соответствии с которым отдел работает с заявителями с понедельника по четверг с 8.00 до 17.15, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00, пятница- день работы с архивом, однако, в связи с изъятием полномочий у администраций сельсоветов, приём граждан производится ежедневно, что подтверждается записями актов гражданского состояния. Разработан график регистрации браков в торжественной обстановке, который размещён на справочно-информационном стенде и на сайте Администрации района. При наличии заявлений проводятся торжественные регистрации браков, а в понедельник, в соответствии с распоряжениями предоставляется выходной.

Информационные вывески с наименованием отдела ЗАГС, режимом работы, с указанием фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, осуществляющего предоставление государственной услуги, имеются.

Существенным изменением в организации деятельности отдела стало изъятие с 1 января 2013 года полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния у органов местного самоуправления поселений в связи с вступлением в силу закона Алтайского края от 03 декабря 2012 года №89-ЗС «О признании утратившими силу отдельных положений закона Алтайского края «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по государственной регистрации актов гражданского состояния».

Рубцовским районным Собранием депутатов Алтайского края принято решение от 20.12.2012 года №58 о внесении изменений в решение районного Собрания депутатов от 28.12.2010 №64 «Об исполнении Администрацией района государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния». Администрациями сельсоветов приняты соответствующие решения о прекращении вышеназванных полномочий.

Мероприятия по передаче полномочий осуществлены в порядке рекомендованном управлением ЗАГС Алтайского края (письмо 43/П/1945 от

04.12.2012    г.).      Комиссией,      утвержденной      распоряжением     главы
Администрации   района   от   21.12.2012   №290-р,   произведена   передача
электронного ключа защиты программного обеспечения АИС  «Находка-
ЗАГС»; штампов о заключении брака, номенклатурных дел должностными
лицами администраций всех сельсоветов района.

Жалоб на изменившийся порядок государственной регистрации от жителей района не поступало. Квалифицированные консультации по вопросам регистрации актов гражданского состояния граждане всегда могут получить в районном отделе ЗАГС.

Отдел ЗАГС является структурным подразделением администрации района, действует на основании Положения об отделе ЗАГС (далее -Положение), которое утверждено распоряжением Администрации района от

20.03.2013    года   №65-р.   Указанное   положение   в   целом   соответствует
действующему законодательству, однако, рекомендуем внести изменения в
п. 1.5,   т.к.   в   соответствии   с   Федеральным   законом   от   07.05.2013   года
№104-ФЗ пункт 5 ст.4. ФЗ «Об актах гражданского состояния изложен в
новой редакции: слова: «из Федерального фонда компенсаций» исключены.

В соответствии с Положением разработаны и утверждены должностные Инструкции - на заведующего - главой Администрации Рубцовского района 29.12.2012 г., на специалистов - главой Администрации Рубцовского района 20.03.201г. В инструкции также необходимо внести изменения, а именно определить ответственность за истребование личных документов с территорий иностранных государств, проведение регистрации браков и рождений в торжественной обстановке.

Отдел ЗАГС имеет печать с изображением государственного герба соответствующую требованиям ГОСТ Р 5151102001 «Печати с изображением

Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», штампы о регистрации заключения и расторжения брака, соответствующие образцу, рекомендованному письмом Министерством юстиции РФ от 24.03.2011 №16-16362.

Деятельность отдела осуществляется в соответствии с планом работы, в котором отражены мероприятия по совершенствованию работы отдела, повышению квалификации сотрудников, работе с архивным фондом, отчётности, пропаганде семейного законодательства, материально-техническому обеспечению отдела ЗАГС. Даны рекомендации по его совершенствованию.

До вступления в силу закона Алтайского края от 03 декабря 2012 года №89-ЗС «О признании утратившими силу отдельных положений закона Алтайского края «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по государственной регистрации актов гражданского состояния» регистрация записей актов о рождении, об установлении отцовства, заключении брака, смерти производилась должностными лицами администраций сельсоветов. В настоящее время регистрация всех видов записей актов гражданского состояния производится районным отделом ЗАГС. В связи с увеличением объема полномочий, деятельность отдела ЗАГС находится под контролем администрации района. С 15.03.2013 года в штат отдела введена должность ведущего специалиста, благодаря надлежащей организации труда, время ожидания и приема не превышает сроков исполнения административных процедур, установленных Административным регламентом. Прием заявителей осуществляется в порядке живой очереди. Жалоб на отсутствие условий, задержку или отказ в приеме не поступало.

Состояние материально-технической базы отдела достаточно хорошее. Места предоставления государственной услуги (места ожидания, рабочий кабинет) оснащены необходимой мебелью (посадочными местами, столом для заполнения документов) и технологическим оборудованием. Места заполнения документов обеспечены, бумагой, канцелярскими принадлежностями, образцами заполнения. На сайте размещены тексты Административных регламентов, Семейного кодекса, ФЗ «Об актах гражданского состояния, однако в соответствии с действующим законодательством их необходимо разместить и на информационном стенде.

В настоящее время выделен дополнительный кабинет для заведующего отделом, в котором, как и в зале, где проводятся церемонии торжественной регистрации, необходим косметический ремонт, эти вопросы находятся на контроле в администрации района.

Рабочие места оборудованы персональными компьютерами, которые обновлены в 2012 году. На третье рабочее место приобретён ноутбук, вопросы приобретения средств защиты решаются руководителем отдела в рабочем порядке. Должностные лица обеспечены нормативными правовыми актами, являющимися правовыми основаниями для предоставления государственной услуги. С 2006 года государственная регистрация актов

гражданского состояния производится с использованием программного комплекса «Находка-ЗАГС» (г.Киров), с одновременной архивацией актов на электронном носителе.

Делопроизводство в отделе ведётся в соответствии с утверждённой 29.12.2012 года номенклатурой дел на 2013 год, которая разработана в соответствии с примерной номенклатурой дел, согласованной с ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу. Протокол от 14.12.2012 года №22. В номенклатуре за 2012 год итоговая запись заполнена. Даны рекомендации по заполнению графы 3 (количество дел) и использованию этих данных при заполнении итоговой записи , а также по разделению дела 12-23. Дела разложены по годам в картонные короба, сделаны списки. Это позволяет сократить время поиска документов в архиве отдела.

В соответствии с номенклатурой оформлены обложки дел. Нарушений порядка их формирования не установлено.

Проверено наличие и состояние дел длительного хранения: дела по перемене имени, дела по внесению изменений; заявления об установлении отцовства, акты об уничтожении документов. Нарушений порядка формирования также не установлено.

Сведения о входящей и исходящей корреспонденции отражены в журналах регистрации, которые ведутся в электронном виде. На проверяемую дату в отделе зарегистрировано 766 входящих документов и 1151 исходящий документ.

Нагрузка в отделе ЗАГС ежегодно возрастает: совокупная цифра записей актов гражданского состояния и юридически значимых действий в 2011 году составляет - 1804, в 2012 - 2136. Цифры свидетельствуют о постоянном увеличении объёма работы, истребовании основополагающих документов гражданами, сведений, находящихся в записях актов гражданского состояния, организациями. В связи с этим разработан план введения записей в электронный архив, что позволило активизировать работу по созданию электронной базы данных за предыдущие годы.

В отделе          установлена информационно правовая система

«Консультант-плюс», что позволяет специалистам во время получать информацию об изменениях в законодательстве.

Проверено обеспечение сохранности бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, учет их движения, законность использования (выборочно) за период с 28 сентября 2010 года (Приложение 1). Все учетные документы заведены в соответствии

с Инструкцией по учету, хранению и отчетности о расходовании бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, утвержденной приказом управления ЗАГС Алтайского края от 28 декабря 2011 года №4 (далее Инструкция), номенклатурой дел. Журналы пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Все поступающие из управления ЗАГС бланки свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния проверяются и приходуются в присутствии комиссии, которая утверждена распоряжением Администрации Рубцовского района от 01.10.2009 года №165-р.

Акты приёма-передачи бланков свидетельств, отчёты о расходовании свидетельств поступают в управление ЗАГС своевременно. Распоряжением Администрации Рубцовского района от 03.04.2012 года №83-р возложена ответственность по учёту, хранению и расходованию бланков на заведующего отделом, распоряжением Администрации Рубцовского района от 03.04.2012 года№84-р на главного специалиста отдела ЗАГС.

По учётным документам утраты и необоснованной выдачи свидетельств не установлено.

Бланки свидетельств для обеспечения деятельности администраций сельсоветов выдавались по письменной заявке, доверенности, с оформлением требования-накладной (Д 12-12). Возврат бланков оформлен в соответствии с названной Инструкцией, по актам. Книги по учету прихода и расхода бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния сданы, заверительные надписи об окончании ведения дел сделаны.

В отделе ЗАГС получение документа физическими лицами удостоверяется подписью заявителя, при высылке копией препроводительного письма. Книги по учёту прихода и расхода бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния ведутся четко, аккуратно, оформлены надлежащим образом. Исправления сведений в книгах не допускаются. Заявления граждан группируются в дела по типам заявленных записей, за календарный год, в хронологической последовательности. В записи акта гражданского состояния использованной при исполнении заявления, в соответствии с требованием пункта 18 Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 17 апреля 1999 года №432, производится отметка о реквизитах выданных гражданам повторных свидетельств и справок.

Согласно действующему законодательству записи актов гражданского состояния являются документами Архивного фонда Российской Федерации (государственной собственностью) находящейся на временном (100 лет) хранении в органах местного самоуправления. Органы ЗАГС муниципальных

районов определены местами хранения записей актов гражданского состояния зарегистрированных данными органами ЗАГС, а также записей актов гражданского состояния, составленных органами местного самоуправления поселений, расположенных в их границах.

В части исполнения названных полномочий органы ЗАГС муниципальных районов организуют свою деятельность в соответствии с обязательными требованиями Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказом Минкультуры РФ от 18 января 2007 года №19 «Об утверждении правил организации хранения и использования документов архивного фонда РФ...». Организация обеспечения сохранности документов соответствует названным нормам.

Источниками комплектования архивного фонда до 1 января 2013 года
являлись непосредственно отдел ЗАГС и администрации Безрукавского,
Бобковского, Болыпешелковниковского, Веселоярского, Вишневского,
Дальнего, Куйбышевского, Мамонтовского, Новоалександровского,
Новониколаевского,             Новороссийского,              Новосклюихинского,

Половинкинского, Ракитовского, Рубцовского, Самарского, Саратовского, Тишинского сельсоветов, наделенных полномочиями по регистрации актов гражданского состояния.

Книги регистрации актов гражданского состояния хранятся в металлических шкафах в рабочем кабинете.

На момент проверки в отделе находится 648 книг записей актов гражданского состояния: актовые книги о рождении, смерти, заключении брака с 1924 года, о расторжении брака с 1933, усыновлении (удочерении) с 1955 года, перемене имени с 1958 года, установлении отцовства с 1968 года по настоящее время. Записи актов гражданского состояния скомплектованы в книги в соответствии с требованиями действующего законодательства по годовому разделу.

Учет актовых книг ведется в фондовой книге, книга заполнена по 2012 год включительно. Количество книг и актовых записей отражено. В соответствии с рекомендациями управления ЗАГС ведётся работа по выявлению, систематизации и восстановлению повреждённых документов. Заведены карточки учёта документов с повреждениями носителя и с повреждениями текста. Работа носит системный характер.

Для работы с фондом актовых записей создан справочно-поисковый аппарат в виде алфавитных указателей. Алфавиты составлены на все типы записей, за все годы, по всем источникам формирования фонда.

В ходе проверки порядка и законности использования архивного фонда выборочно проверена правильность внесения изменений в записи актов гражданского состояния по всем видам оснований. Установленный порядок внесения изменений не нарушается. При необходимости вносится поправка в алфавитный указатель.

8

Охранный режим помещения обеспечен. Охрана объекта обеспечивается оперативным дежурным администрации района круглосуточно, имеются камеры видеонаблюдения, на окнах установлены рольставни.

Формирование фонда электронных записей актов, с целью информационного наполнения системы ранее составленными записями актов, хранящимися на бумажном носителе, организовано силами штатных сотрудников отдела. В соответствии с разработанным планом специалистами ежедневно в электронный архив вносится 300 записей. В настоящее время электронный архив содержит записи актов всех видов и составляет 35% от имеющегося в архиве отдела, количества записей актов гражданского состояния.

Информационная система отдела подготовлена для организации предоставления государственной услуги по регистрации актов гражданского состояния в электронном виде. Установлена точка доступа к защищенному каналу электронного взаимодействия органов ЗАГС Алтайского края У1рМе1, приобретено и установлено программное обеспечение «Находка-ЗАГС. Почта».

Во исполнение Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» установлено программное обеспечение 8есге1Ые1. Большую помощь в этом вопросе оказывает заведующий отделом программного обеспечения администрации района. В администрации района имеется Политика информационной безопасности, утверждённая постановлением Администрации Рубцовского района от 29.04.2011 года №251. Все документы в соответствии с этим распоряжением имеются.

Отделом ведется работа по пропаганде брачно-семейного законодательства, формированию позитивного отношения к семье. В газете «Хлебороб Алтая» ежеквартально и по окончании года публикуются информационно-статистические материалы и тематические статьи, информация об изменениях в законодательстве, материалы о семьях, проживших в браке 25, 50 лет. Публикуются и размещаются на сайте администрации сообщения о работе в праздничные дни. Мероприятия с семьями проводятся комитетом по культуре Администрации района, информация о семьях-участниках мероприятий подготавливается специалистами отдела при содействии должностных лиц сельских администраций.

Проверка показала, что полномочия по регистрации актов гражданского состояния Администрацией района исполняются надлежащим образом, созданы условия для реализации принятых полномочий.

Заведующей отделом учесть рекомендации, принять к сведению замечания, устранить их и доложить об исполнении в срок до 28.02.2014 года,

Главный специалист управления ЗАГС Алтайского края

Е.П.Бротцман

 

Со справкой ознакомлены: Глава администрации района Заведующий отделом ЗАГС

П.И.Афанасьев Л.Г.Варлахина

Приложение 1

Движение бланков свидетельств о государственной регистрации

актов гражданского состояния

в отделе ЗАГС администрации Рубцовского района Алтайского края

с 28.09.2010 по 28.08.2013.